การบริการงานภายในองค์กร จะแบ่งหน้าที่ชัดเจน ซึ่งทุกหน้าที่ต้องประสานงานกัน ทำให้การสื่อสารของคนในองค์กรสำคัญมาก หากสื่อสารผิดพลาด ย่อมกระทบต่อคุณภาพงาน เพื่อลดโอกาสเกิดปัญหา การใช้เทคโนโลยี ช่วยให้บุคคลในองค์กรสื่อสารกันได้รวดเร็ว แม้จะมีประชากรมาก สำหรับ IT Services ดังกล่าว มีแอปใดน่าสนใจบ้าง ศึกษาได้ ที่นี่
แอปพลิเคชันคุยงานคืออะไร
แอปพลิเคชันคุยงาน เป็นหนึ่งในระบบไอทีที่จำเป็นต่อทุกองค์กร เนื่องจากแอปพลิเคชันดังกล่าว จะช่วยให้คนในองค์กรสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ใกล้กัน ซึ่งการสื่อสารที่เข้าใจกันทุกฝ่ายอย่างรวดเร็ว จะแก้ไขจุดบกพร่องและเพิ่มคุณภาพของงานได้เป็นอย่างดีแล้ว ยังมีประโยชน์อีกหลัก ๆ 5 ข้อ ดังนี้
- การสื่อสารสะดวกและรวดเร็ว เพราะทุก ๆ การสื่อสาร บุคคลในองค์กรสามารถโต้ตอบกันได้ทันที ไม่จำเป็นต้องรอเวลา หรือแม้แต่กระประชุม สามารถประชุมผ่าน IT Services ได้เช่นกัน
- จัดการข้อมูลและโปรเจกต์ได้อย่างมีระเบียบ เช่น การจัดเรียงห้องแชทติดตามงานต่าง บุคคลในองค์กร สามารถค้นและตามงานได้ทางออนไลน์ ไม่จำเป็นต้องไปค้นหาแฟ้มเอกสารแล้ว ฯลฯ
- ทำงานแบบเรียลไทม์ เพราะระบบดังกล่าว สามารถสื่อสารกันได้ทันที ดังนั้นหากงานใด เกิดปัญหา บุคคลในองค์กรประสานงานกัน และแก้ไขข้อผิดพลาดได้เลย ไม่ต้องรอวันประชุมหรือรวมตัวกัน
- ความโปร่งใสในการทำงานเพิ่มมากขึ้น เพราะการคุยงาน สามารถตั้งค่ากลุ่มได้ ทำให้ทุก ๆ คนในกลุ่ม เห็นการทำงานของทุกคน และย้อนดูข้อความที่เคยคุยกันในอดีตได้อีกด้วย
- การนัดหมายประชุม ทำได้ง่ายขึ้น เพราะแค่วางระบบ Network ไม่ว่าบุคคลในองค์กรจะอยู่ที่ไหน หรือ Work From Home ก็เข้าร่วมประชุม ช่วยพัฒนาให้องค์กรเติบโตได้อย่างเต็มที่
ทว่าปัจจุบัน IT Services มีหลากหลายแอปพลิเคชันมาก ควรเลือกแอปพลิเคชันที่ตรงกับไลฟ์สไตล์การทำงานของคนในองค์กร การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยสื่อสารจึงมีประสิทธิภาพสูงที่สุดนั่นเอง
แอปพลิเคชันคุยงานยอดฮิต
จากที่กล่าวไปข้างต้น แอปพลิเคชันคุยงานมีหลากหลายรูปแบบมาก ทว่าในช่วงปี 2024-2025 นี้ มี 5 ระบบไอที ที่องค์กรขนาดใหญ่เลือกใช้งาน เพราะสาเหตุใด และมีแอปพลิเคชันใดบ้าง มาดูกัน
1. Microsoft Teams
เป็น IT Services ช่วยให้บุคคลจำนวนมากสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ สะดวก แม้จะอยู่คนละสถานที่ และปลอดภัย เพราะฟีเจอร์หลักของแอปพลิเคชัน ได้แก่
- แชทคุยโต้ตอบได้ทันที
- การประชุมออนไลน์
- ทำเอกสารร่วมกันได้
- จัดการโปรเจกต์เป็นระบบ
- สามารถใช้ Planner ได้ เป็นต้น
ทำให้ Microsoft Teams เหมาะกับการใช้งานในองค์กรขนาดใหญ่มาก เพราะระบบมีความเสถียรภาพ รองรับการเข้าใช้งานในเวลาเดียวกันได้หลายร้อยยูสเซอร์ และในส่วนของข้อเสีย คือ แจ้งเตือนบ่อยรวมไปถึงต้องใช้อินเทอร์เน็ตที่มีความเร็วสูง จึงใช้งานได้ไหลลื่น
2. Slack
เป็นระบบไอทีช่วยให้บุคคลในองค์กรพูดคุยปัญหาหรือติดตามงานต่าง ๆ ได้ง่าย รวดเร็ว และสามารถจัดเรียงข้อมูลต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบได้ โดยฟีเจอร์ของ Slack ที่น่าสนใจมาก มีดังนี้
- การสนทนาในช่องแชท สามารถใส่ “แฮชแท็ก” เพื่อเน้นความสำคัญของประโยคได้
- สามารถสร้างห้องคุยงานได้เยอะ
- ส่งต่อไฟล์เข้าไปในแอปพลิเคชันได้ทุกประเภท
- ค้นหาข้อมูลที่คุยกันในอดีตได้ง่าย
- สามารถเข้าใช้งานได้หลายอุปกรณ์ เป็นต้น
ด้วยฟีเจอร์การใช้งานข้างต้น ทำให้แอปพลิเคชันนี้ เหมาะสมกับทุกองค์กรที่ต้องคุยทางไกลหรือทำงานร่วมกันบ่อย ๆ ในส่วนของข้อจำกัด คือ สามารถค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้ภายใน 90 วัน และบางฟีเจอร์จะต้องจ่ายเงินเพื่อใช้งาน
3. Google Chat
เป็น IT Services ที่ใช้ในการสื่อสารระยะไกลได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะข้อความเสียง ส่งไฟล์เอกสาร หรือการประชุมออนไลน์แบบ vdo call ซึ่งแอปพลิเคชันดังกล่าว มีฟีเจอร์ที่น่าสนใจ ดังนี้
- การสนทนาแบบเรียลไทม์
- การทำงานร่วมกันกับ Google Workspace ได้
- สร้างห้องสนทนาได้
- ติดตามการทำงานต่าง
- ประชุมออนไลน์ และส่งต่อไฟล์งานได้ เป็นต้น
โดยแอปพลิเคชันนี้ จะเหมาะสมกับทุกองค์กรที่สื่อสารทางไกลเป็นหลัก และรูปแบบการใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน ทำให้ผู้ใช้งานเข้าใจได้รวดเร็ว ในส่วนของข้อจำกัด คือ การแจ้งเตือนเยอะ และปรับแต่งหน้าเมนูต่าง ๆ ได้น้อย เมื่อเทียบกับแอปพลิเคชันคุยงานอื่น ๆ
4. LINE WORKS
อีกหนึ่งระบบไอทีที่น่าสนใจ เพราะเป็นแอปพลิเคชันที่ถูกทีมพัฒนา LINE Corporation สร้างขึ้น ให้การรสื่อสารทางไกลหรือองค์กรขนาดใหญ่ติดต่อกันได้สะดวก ซึ่งแอปพลิเคชันนี้ มีฟีเจอร์ที่น่าสนใจ ดังนี้
- การสนทนาทางไกลแบบเรียลไทม์
- การตั้งกลุ่ม เพื่อคุยงาน
- เปิดประชุมออนไลน์ได้ตลอดเวลา
- การทำปฏิทิน สำหรับติดตามงาน
- การส่งไฟล์เอกสาร ส่งได้หลายประเภท
- เชื่อมต่อกับแอปพลิเคชัน Line ได้ เป็นต้น
จากฟีเจอร์ดังกล่าว ทำให้แอปพลิเคชันนี้ เหมาะสมกับทุกองค์กร เพราะการใช้งานง่าย สะดวก เข้าถึงไม่ซับซ้อน ทว่าในส่วนของข้อเสีย คือ บางฟีเจอร์ต้องจ่ายเงิน เพื่อใช้งาน และไม่สามารถเก็บข้อมูลได้ตลอดชีพ
5. Discord
เป็นแอปพลิเคชันที่ถูกวางระบบ Network มาเพื่อคนรุ่นใหม่ เพราะรูปแบบจะเปิดให้ทำงานร่วมกันได้หลากหลายรูปแบบมาก เพราะมีฟีเจอร์ที่เป็นประโยชน์ ดังนี้
- การสนทนาที่สามารถแท็กระบุบุคคลได้
- การคุยด้วยเสียงหรือวิดีโอ
- สร้างห้องสำหรับคุยงานเฉพาะเรื่อง
- ตั้งค่าความเป็นส่วนตัวได้
- สามารถสตรีมเพลง เกม ได้ เป็นต้น
ซึ่งแอปพลิเคชันดังกล่าว เหมาะกับทุกองค์กรที่ต้องประชุมออนไลน์บ่อย ๆ หรือกลุ่มคนที่ชอบการสตรีมเพลงหรือเกม ทว่าข้อจำกัดก็มีเช่นกัน คือ แอปพลิเคชันดูไม่เป็นทางการ และมีแจ้งเตือนเยอะเกินไป
วิธีการเลือกแอปพลิเคชันคุยงานที่เหมาะสมกับองค์กร
ด้วยความที่ IT Services มีหลายแอปพลิเคชันมาก ดังนั้นแต่ละองค์กรควรเลือกใช้งานแอปพลิเคชันที่เหมาะสม ซึ่งการพิจารณาง่าย ๆ แค่ 5 วิธี ดังต่อไปนี้
- พิจารณาขนาดขององค์กร
- ความต้องการในการใช้งาน (ฟีเจอร์ที่จำเป็น)
- งบประมาณ
- ความสะดวกในการใช้งาน
- ความปลอดภัยของข้อมูล
สรุป
แอปพลิเคชันคุยงาน เป็นเทคโนโลยีที่สำคัญในแต่ละองค์กร เพราะการสื่อสารที่ดี รวดเร็ว สะดวก ช่วยให้การทำงานคืบหน้าเร็ว มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยระบบไอทีที่ซัพพอร์ตการสื่อสารขององค์กรไม่น้อยเลย เช่น Microsoft Teams, Slack, Google Chat, LINE WORKS และ Discord เป็นต้น ซึ่งองค์กรควรพิจารณาแอปพลิเคชันที่ตรงกับการทำงาน จะช่วยให้การใช้งานมีประสิทธิภาพสูงสุดได้นั่นเอง
FAQ
แอปพลิเคชันคุยงานแต่ละตัวต่างกันอย่างไร?
แต่ละแอปพลิเคชันจะมีฟีเจอร์และข้อดีแตกต่างกันไป เช่น LINE WORKS สามารถเชื่อมต่อกับ Line ส่วนตัวได้ แต่ไฟล์งานไม่สามารถเก็บได้ตลอดชีพ ทว่า Microsoft Teams สามารถเก็บไฟล์งานได้นาน ประชุมทีมได้ครั้งหนึ่งมากกว่า 100 คน แต่ไม่สามารถเชื่อมต่อกับ Line ส่วนตัวได้ เป็นต้น
การเลือกใช้แอปพลิเคชันคุยงานควรพิจารณาอะไรบ้าง?
ต้องพิจารณาที่ขนาดขององค์กรและการใช้งานเป็นหลัก จะช่วยเลือกระบบไอทีมาซัพพอร์ตได้ดีที่สุด
แอปพลิเคชันคุยงานที่แนะนำมีค่าใช้จ่ายไหม?
- มีค่าใช้จ่าย หากต้องการเพิ่มฟีเจอร์การใช้งานให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
เฮลโหลไพน์ (Hellopine) บริการที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีที่ให้บริการโซลูชันไอทีครบวงจรสำหรับองค์กรธุรกิจและสำนักงานต่างๆ เราออกแบบและวางโครงสร้างระบบ IT ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ ติดต่อ Hellopine เพื่อรับคำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญ โทร 02-100-5073 หรือทางเว็บไซต์ www.hellopine.com