สำหรับกลุ่มธุรกิจประเภทโรงแรม การดูแลระบบคอมพิวเตอร์และการวางระบบ Network ให้มีประสิทธิภาพถือเป็นหัวใจสำคัญในยุคนี้ เพราะไม่ว่าจะเป็นการ Check-in หรือ Check-out รวมถึงการให้บริการด้านข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมีความจำเป็นต้องอาศัยระบบไอทีที่เข้มแข็ง เพราะผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการวางระบบ Network ในองค์กรธุรกิจโรงแรมที่ไม่ดีก่อให้เกิดผลกระทบรุนแรงและสร้างความเสียหายได้อย่างมหาศาล
องค์ประกอบสำคัญของระบบคอมพิวเตอร์ในโรงแรม มีอะไรบ้าง ?
สำหรับการดูแลระบบคอมพิวเตอร์ในโรงแรมให้ทำงานได้อย่างเต็มระบบและมีประสิทธิภาพรองรับแขกและพนักงานในการเข้าถึงข้อมูล ต้องมีองค์ประกอบสำคัญหลายส่วนที่ทำงานร่วมกัน โดยองค์ประกอบหลักๆ ที่มีความสำคัญ ได้แก่
ระบบจองห้องพัก (Property Management System – PMS)
เป็นระบบไอทีสำคัญ ๆ ที่ธุรกิจโรงแรมจะต้องมี เพื่อใช้ในการดูแล จัดการ บริหารข้อมูลทั่วไปของลูกค้าในเรื่องของการจองเข้าพัก วันที่-เวลาเข้า Check-in และ Check-out การออกใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ ทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ เพื่อขับเคลื่อนการวางหน้าที่ของพนักงาน ช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ สร้างความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างแขกกับผู้ให้บริการ
ระบบบริหารจัดการลูกค้า (Customer Relationship Management – CRM)
เป็นสิ่งที่จะช่วยจัดเก็บข้อมูลสำคัญ ๆ ของลูกค้าให้เป็นระบบระเบียบ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล ประวัติการเข้าพัก ความสนใจ และข้อคิดเห็นจากลูกค้า เพื่อให้โรงแรมสามารถเข้าใจพฤติกรรมและความต้องการ วางแผนการพัฒนาปรับปรุงต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและตรงจุด เป็นระบบไอทีอีกอย่างหนึ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับธุรกิจโรงแรม
ระบบบัญชีและการเงิน
ระบบไอทีด้านบัญชีและการเงินเป็นสิ่งสำคัญมาก ๆ สำหรับการทำธุรกิจโรงแรม เพราะเป็นระบบที่จะดูแลงบประมาณ รายรับ รายจ่าย การจัดทำงบการเงิน รวมถึงการจัดการเงินเดือนให้กับพนักงานอย่างเป็นสัดส่วน ไม่สร้างความสับสน ช่วยให้โรงแรมสามารถติดตามสถานะทางการเงินได้อย่างแม่นยำ
ระบบรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์
การวางระบบ Network เพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลของโรงแรมและลูกค้าที่อาจมีข้อมูลละเอียดอ่อนเป็นอีกสิ่งสำคัญที่ต้องมี เพื่อป้องกันการโจมตีจากผู้ไม่ประสงค์ดีในการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล ที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายและขาดความเชื่อมั่นจากแขกผู้เข้าใช้บริการได้
ระบบอินเทอร์เน็ตและเครือข่าย
เป็นอีกหนึ่งระบบไอทีสำคัญที่ต้องเน้นเสถียรภาพ เพื่อรวมระบบการให้บริการต่าง ๆ ของโรงแรมไว้ในที่เดียวกัน สามรถควบคุม เข้าถึง และจัดการได้ทันท่วงที รวมถึงการให้บริการอินเทอร์เน็ตกับลูกค้าที่เข้าพักหรือเข้าใช้บริการ การดูแลระบบคอมพิวเตอร์และสัญญาณอินเทอร์เน็ตให้พร้อมตอบรับความต้องการจึงเป็นสิ่งที่ขาดไมไ่ด้ในยุคนี้
วิธีดูแลระบบคอมพิวเตอร์ของโรงแรมให้มีประสิทธิภาพ
ระบบไอทีสำหรับธุรกิจโรงแรมนั้นจำเป็นต้องได้รับการดูแลและบำรุงรักษาอย่างสม่ำเสมอ เพราะเรียกได้ว่าเป็นระบบที่ช่วยขับเคลื่อนการทำงานองค์รวมทั้งหมด หากมีส่วนใดส่วนหนึ่งผิดพลาดไปการให้บริการอาจสะดุดได้ โดยวิธีการดูแลระบบคอมพิวเตอร์ของโรงแรมให้ใช้งานได้ดีต่อเนื่อง ไม่มีปัญหาระยะยาว มีขั้นตอนสำคัญดังนี้
บำรุงรักษาเชิงป้องกันระบบไอที
- ตรวจสอบและติดตั้งการอัปเดตระบบปฏิบัติการและซอฟต์แวร์อย่างสม่ำเสมอ
- ตรวจสอบโปรแกรมป้องกันไวรัสและมัลแวร์ให้เป็นปัจจุบัน
- ดูแลรักษาฮาร์ดแวร์ ทำความสะอาดฝุ่นละออง
- ตรวจสอบอุปกรณ์ไฟฟ้าสำรอง (UPS) ว่ายังทำงานได้ปกติเผื่อเหตุฉุกเฉิน
- Backup ข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ และจัดเก็บข้อมูลสำรองไว้ในสถานที่ปลอดภัย
รักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์
- ติดตั้งและใช้ Firewall และ Antivirus ที่ทันสมัย
- ติดตั้งระบบป้องกันการบุกรุก (IDS/IPS) เพื่อป้องกันการโจมตีฐานข้อมูล
- กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลสำหรับพนักงาน และเปลี่ยนรหัสผ่านเมื่อครบกำหนด
การบริหารจัดการเครือข่ายให้เสถียร
- ตรวจสอบความเร็วและเสถียรภาพของอินเทอร์เน็ตอย่างสม่ำเสมอ เพื่อประสบการณ์การใช้งานที่ไม่ติดขัด
- แยกเครือข่ายของลูกค้าออกจากเครือข่ายภายในของโรงแรม
- จัดการ Bandwidth ของแต่ละแผนกให้เหมาะสมกับการใช้งาน
- วางระบบ Network ที่เหมะสมกับการใช้งานในโรงแรม
การอบรมและให้ความรู้แก่พนักงาน
- มีการฝึกอบรมและสอนการใช้งานซอฟต์แวร์ที่จำเป็น เพื่อสร้างพื้นฐานการใช้งานระบบไอที และ การดูแลระบบคอมพิวเตอร์ในโรงแรมพื้นฐาน
- จัดทำคู่มือการใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ และช่องทางการรายงานเมื่อเกิดเหตุต้องสงสัย
การวางแผนสำรองและรับมือกับเหตุฉุกเฉิน
- มีการวางแผนรับมือกับเหตุการณ์ไม่คาดคิดที่อาจเกิดขึ้นได้เสมอ เช่น ไฟดับ การโจมตีทางไซเบอร์ หรือการเกิดภัยธรรมชาติต่าง ๆ รวมถึงควรมีการฝึกซ้อมรับมืออย่างสม่ำเสมอ
ผลกระทบจากระบบคอมพิวเตอร์โรงแรมไม่มีประสิทธิภาพ
หากระบบไอทีหรือการวางระบบ Network ของโรงแรมขาดประสิทธิภาพ แน่นอนว่าย่อมส่งผลต่อการให้บริการหลัก ๆ หลายประการ เกิดความล่าช้าในการให้บริการ รวมทั้งส่งผลต่อประสบการณ์ของลูกค้าที่เข้าใช้บริการ สร้างความเสียหายแก่ภาพลักษณ์ของโรงแรมได้ด้วย โดยปัญหาที่อาจเกิดได้จากการวางระบบ Network ไม่ดีพอ อาทิเช่น
- ไม่สามารถจองห้องพักได้ หรือเกิดการจองซ้ำซ้อน
- กระบวนการเช็คอิน-เช็คเอาท์ล่าช้า
- การสื่อสารภายใน-ภายนอกล่าช้า
- ได้รับรีวิวเชิงลบ การให้บริการไม่เป็นมืออาชีพจากโรงแรม
- เสียค่าใช้จ่ายในการแก้ปัญหา
สรุป
การวางระบบไอทีสำหรับคอมพิวเตอร์ของโรงแรมนั้นเรียกได้ว่าเป็นสิ่งที่มีความสำคัญและจำเป็น เพราะเป็นเหมือนฟันเฟืองหลักที่จะขับเคลื่อนให้การบริการเป็นไปอย่างราบรื่นตอบโจทย์กับความต้องการของลูกค้าและช่วยสร้างความสะดวกเรียบร้อยในการทำงาน ดังนั้นการรักษาดูแลระบบคอมพิวเตอร์ด้วยการอัปเดต ตรวจสอบ สำรวจประสิทธิภาพการทำงานและความปลอดภัยของข้อมูลอยู่เสมอเป็นสิ่งที่ธุรกิจโรงแรมควรทำ และควรลงทุนในเทคโนโลยีระบบไอทีที่เหมาะสมกับรูปแบบการให้บริการของตัวเอง
FAQ
โรงแรมควรสำรองข้อมูลบ่อยแค่ไหน
- สำหรับการวางระบบ Network องค์กรประเภทธุรกิจโรงแรม ควรสำรองข้อมูลอย่างน้อยวันละ 1 ครั้ง เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล หรือใช้ระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
จำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่ IT ประจำโรงแรมหรือไม่
- ต้องพิจารณาจากขนาดของธุรกิจ หากเป็นโรงแรมขนาดใหญ่มีเครือข่ายเยอะก็ควรมีเจ้าหน้าที่ IT ประจำเพื่อแก้ปัญหาอย่างทันท่วงที แต่ถ้าเป็นโรงแรมขนาดเล็กสามารถใช้บริการ IT Outsource ได้
อาการที่บ่งชี้ว่าระบบคอมพิวเตอร์ของโรงแรมกำลังมีปัญหา
- การทำงานของคอมพิวเตอร์และการตอบสนองที่แปลกไปสามารถบ่งบอกได้ถึงการเกิดปัญหาของเครือข่ายหรือระบบไอที เช่น รู้สึกได้ว่าระบบมีความช้า หน่วงผิดปกติ มีข้อมูลบางส่วนสูญหาย มีการแจ้งเตือนด้านความปลอดภัย หรือมีการแจ้งเตือนความผิดปกติ เป็นต้น