เมื่อเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงก้าวหน้าไปเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับการใช้ชีวิตของมนุษย์เทคโนโลยี IoT จึงได้เข้ามามีส่วนสำคัญในการพัฒนาธุรกิจ โดยเชื่อมโยงอุปกรณ์ต่างๆ ผ่านระบบ IT และ IT Network ให้ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ จนกลายเป็นแนวคิด Smart Office ที่ตอบโจทย์เพื่อยกระดับการทำงานและการจัดการให้ทันสมัย ด้วย 5 เทคโนโลยีนี้ที่องค์กรไม่ควรพลาดนำไปใช้งาน!
เทคโนโลยี IoT ยกระดับ Smart Office
ปัจจุบันเทคโนโลยี IoT มีบทบาทสำคัญในหลายด้านที่จะเข้ามาช่วยในการปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพในออฟฟิศ ซึ่งจะมีอะไรน่าสนใจและทำตามได้บ้างไปดูกัน
1. ระบบจดจำใบหน้า (Facial Recognition Access Control)
ความปลอดภัยถือเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรมักจัดการวางระบบ IT เป็นอันดับแรก จึงเหมาะกับระบบจดจำใบหน้า ซึ่งจะช่วยเพิ่มความปลอดภัยและความสะดวกในการเข้าออฟฟิศ โดยระบบนี้จะมีการใช้งานกล้องและเซ็นเซอร์เพื่อตรวจจับและจดจำใบหน้าของพนักงานหรือแม้แต่ผู้ที่มาติดต่อ โดยจะมีการทำงานง่ายๆ ที่เริ่มจากการเก็บภาพใบหน้าผ่านกล้อง และประมวลผลด้วยอัลกอริทึมการวิเคราะห์ภาพทำการเปรียบเทียบกับฐานข้อมูล หากข้อมูลตรงกันระบบ IT จะอนุญาตให้เข้าไปยังพื้นที่ที่ถูกจำกัดไว้ นอกจากนี้ยังจะช่วยลดการใช้บัตรพนักงานและยังช่วยป้องกันการเข้าถึงของบุคคลภายนอกที่ไม่ได้รับอนุญาตอีกด้วย
2. ระบบจัดการห้องประชุมอัจฉริยะ (Smart Meeting Room Management)
เมื่อองค์กรเริ่มเติบโตขึ้นพื้นที่ที่สำคัญอย่างห้องประชุมก็เริ่มจะได้รับความนิยมจากทุกทีม การมีระบบจัดการห้องประชุมที่เชื่อมต่อกับ IT Network ก็จะเข้ามาช่วยให้การจองห้องประชุมสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น ซึ่งสามารถตรวจสอบสถานะการใช้งานห้องประชุมได้แบบ Real-Time และการจัดสรรทรัพยากร อย่างเช่น โปรเจกเตอร์หรืออุปกรณ์ของประชุมที่แสดงสถานะแบบออนไลน์จากการวางระบบ IT ที่ทุกคนสามารถเชื่อมต่อข้อมูลส่วนกลางได้อย่างมีประสิทธิภาพ จึงช่วยลดปัญหาการซ้อนทับของการจองห้องและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานพื้นที่หรืออุปกรณ์สำนักงานได้เป็นอย่างดี
นอกจากนี้หากมีการวางระบบ IT ที่ช่วยเก็บข้อมูลการใช้งานห้องประชุมในระบบคลาวด์ ก็จะสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาจัดการพื้นที่การทำงานให้เหมาะสมขึ้น เช่น หากห้องประชุมขนาดใหญ่ถูกใช้งานน้อย องค์กรก็สามารถปรับเปลี่ยนขนาดของพื้นที่เดิมให้เหมาะสมกับความต้องการได้มากขึ้น
3. จัดการบันทึกเวลาเข้าออกงาน และการลา (HR Application)
อีกหนึ่งการวางระบบ IT ที่น่าสนใจและเหมาะกับองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก คือ แอปพลิเคชัน HR ที่เชื่อมต่อกับระบบ IoT ซึ่งช่วยติดตามเวลาเข้า-ออกงานและการลาของพนักงานได้แบบอัตโนมัติ ทำให้พนักงานสามารถส่งคำร้องขอการลา หรือตรวจสอบเวลาทำงานได้ง่ายๆ ผ่านมือถือ ช่วยลดงานเอกสารและความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล
นอกจากนี้ยังสามารถรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์เพื่อให้ทีม HR เห็นภาพรวมของการทำงานในองค์กรผ่านระบบ IT ที่ได้เก็บข้อมูลไว้ เช่น การคำนวณการขาดงานหรือชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา ทำให้สามารถปรับกลยุทธ์การจัดการพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมกับช่วยสร้างความเข้าใจระหว่างพนักงานและองค์กรในเรื่องเงื่อนไขและนโยบายการทำงานได้ง่ายขึ้น
4. ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง (Workplace Management System)
หากองค์กรใดที่มีรูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Work แล้วละก็ ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลางก็น่าสนใจเช่นกัน เพราะระบบนี้จะช่วยให้พนักงานสามารถจองพื้นที่ทำงานผ่านแอปพลิเคชันหรือเว็บไซต์ขององค์กรได้ง่าย ๆ ซึ่งระบบ IT จะช่วยจัดการพื้นที่ให้เหมาะสม อีกทั้งยังลดการใช้ทรัพยากรมากเกินความจำเป็น
นอกจากนี้ยังช่วยให้แต่ละทีมจัดสรรตารางเวลาการทำงานได้แบบไม่ซ้อนทับกัน ลดความวุ่นวายในการจัดการพื้นที่ส่วนกลาง ทำให้เกิดความคล่องตัวในการใช้งานพื้นที่ร่วมกัน กลายเป็นการวางแผนจัดการใช้ทรัพยากรขององค์กรที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้การดำเนินงานราบรื่นกว่าเดิม
5. ระบบควบคุมแสงสว่างอัจฉริยะ (Smart Lighting)
เทคโนโลยีสุดท้ายที่ควรทำในส่วนของ IT Network คือ ระบบควบคุมแสงสว่างที่เชื่อมต่อกับ IoT เป็นการปรับระดับแสงในออฟฟิศตามความต้องการหรือสามารถเปลี่ยนเป็นแสงธรรมชาติได้โดยอัตโนมัติ โดยเทคโนโลยีนี้จะช่วยสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่สร้างสมาธิและประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น เช่น ในช่วงเวลาที่แสงธรรมชาติเพียงพอ ก็สามารถลดความเข้มของแสงไฟช่วยประหยัดพลังงานได้มากขึ้น หรือช่วงเวลาทำงานตอนบ่ายเชื่อว่าพนักงานก็อาจจะเริ่มรู้สึกเหนื่อยล้ากันแล้ว ระบบก็จะปรับโทนแสงให้สดใสขึ้นช่วยกระตุ้นความตื่นตัว
อีกทั้งยังสามารถตั้งค่าแสงให้เหมาะสมกับงานแต่ละประเภท เช่น แสงสลัวเหมาะกับบรรยากาศในห้องประชุม ส่วนแสงสว่างจ้าจะเหมาะกับพื้นที่ทำงานร่วมกัน เทคโนโลยีนี้จึงไม่เพียงแต่จะช่วยประหยัดพลังงาน แต่ยังช่วยสร้างบรรยากาศให้รู้สึกสบายใจขณะทำงาน และช่วยลดปัญหาความเหนื่อยล้าทางสายตาจากแสงที่มากหรือน้อยเกินไปอีกด้วย
สรุป
การนำเทคโนโลยี IoT เข้ามาช่วยพัฒนาองค์กรจนกลายเป็น Smart Office ที่เหมาะกับการใช้ชีวิตในที่ทำงานสำหรับทุกทีม จะยิ่งช่วยเพิ่มความสะดวกและความคล่องตัวในองค์กร ยิ่งไปกว่านั้นการวางระบบ IT และ IT Network ที่ทันสมัยยังช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านพลังงานและการจัดการ ที่สำคัญการมีสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน จะยิ่งช่วยให้องค์กรยกระดับความสามารถในการปรับตัวตามการเปลี่ยนแปลงของโลกแห่งธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
FAQ
IoT คืออะไร? มีความสำคัญอย่างไรต่อ Smart Office?
IoT หรือ Internet of Things คือเทคโนโลยีที่เชื่อมโยงระบบ IT เข้ากับเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ทำให้สามารถสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้โดยอัตโนมัติ โดยอุปกรณ์ที่ใช้งาน IoT เช่น เซ็นเซอร์ กล้อง และระบบควบคุมต่างๆ จะรวบรวมข้อมูลและส่งไปยังระบบกลางเพื่อประมวลผลและตอบสนองตามที่ตั้งโปรแกรมไว้
การนำ IoT มาใช้ใน Smart Office มีค่าใช้จ่ายสูงหรือไม่?
ถ้ากังวลเรื่องค่าใช้จ่ายว่าจะสูงหรือไม่ ก็ต้องขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของระบบและจำนวนอุปกรณ์ IT Network ที่ต้องติดตั้ง แต่บอกเลยว่าคุ้มค่าในระยะยาวแน่นอน เพราะเทคโนโลยีนี้ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและเพิ่มประสิทธิภาพของระบบการทำงานภายในออฟฟิศได้ดีอีกด้วย
IoT ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานใน Smart Office ได้อย่างไร?
หากนำเทคโนโลยี IoT มาใช้ในออฟฟิศก็จะสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้หลายวิธี เช่น
- ลดความซับซ้อนในการทำงาน
- เพิ่มความสะดวกสบายในการทำงาน
- ปรับปรุงการบริหารจัดการพื้นที่และทรัพยากรได้ดีขึ้น
Smart Office เหมาะกับธุรกิจขนาดใด?
แน่นอนว่าสามารถใช้ได้กับธุรกิจทุกขนาด ที่มีความต้องการและงบประมาณที่เพียงพอต่อการติดตั้งเทคโนโลยีกับระบบ IT ที่จำเป็นต้องใช้งานในออฟฟิศ เช่น ธุรกิจขนาดเล็กอาจจะนำระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง มาใช้ช่วยจัดการพื้นที่การทำงานให้มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังเหมาะกับธุรกิจเฉพาะทาง เช่น โรงพยาบาล ในการจัดการทรัพยากรทางการแพทย์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อีกด้วย
มีข้อควรระวังอะไรบ้างในการนำ IoT มาใช้ใน Smart Office?
หากทำการติดตั้งเทคโนโลยีและวางระบบ IT แล้วก็ควรระวังเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลด้วยเช่นกัน เช่น ข้อมูลลูกค้า หรือข้อมูลทางการเงิน จึงควรมีการตั้งค่า IT Network ที่เสถียรและป้องกันการเข้าถึงจากบุคคลภายนอก เช่น การเข้ารหัสและการตั้งค่าระบบยืนยันตัวตนที่หนาแน่น อีกทั้งควรตรวจสอบและอัปเดตระบบ IoT เสมอ เรียกว่ากันไว้ดีกว่าแก้ในอนาคต
เฮลโหลไพน์ (Hellopine) บริการที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีที่ให้บริการโซลูชันไอทีครบวงจรสำหรับองค์กรธุรกิจและสำนักงานต่างๆ เราออกแบบและวางโครงสร้างระบบ IT ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ ติดต่อ Hellopine เพื่อรับคำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญ โทร 02-100-5073 หรือทางเว็บไซต์ www.hellopine.com