การ วางระบบ IT ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทไหนขนาดเล็กหรือใหญ่ การใช้งานเทคโนโลยีก็ได้กลายเป็นเครื่องมือที่ช่วยขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจอย่างมาก เพราะช่วยเก็บข้อมูลพื้นฐานของธุรกิจทั้งแผนงานบริหาร ข้อมูลการตลาด หรือข้อมูลทางบัญชีที่ต้องมีเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ดังนั้นใครคิดว่า IT Network ไม่สำคัญกับธุรกิจ SME/SMB ของคุณแล้วล่ะก็ ต้องมาดูในบทความนี้ความคิดคุณจะเปลี่ยนไป
องค์ประกอบของระบบไอที
หากสงสัยว่าการวาง IT Network สำหรับธุรกิจสำคัญจริงหรือ ก็ต้องมาดูกันก่อนว่าระบบไอทีนั้นมีองค์ประกอบพื้นฐานสำคัญอะไรบ้างที่คอยช่วยผลักดันธุรกิจให้เติบโต
1. Hardware
ฮาร์ดแวร์เครื่องมือหรืออุปกรณ์ต่างๆ ที่รองรับการทำงานของทรัพยากรจำเป็นทั้งหมด ทั้งการจัดเก็บข้อมูลและระบบเซิร์ฟเวอร์ เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ เมาส์ เป็นต้น
2. Software
ซอฟต์แวร์ ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่ถูกตั้งค่าไว้เพื่อใช้ควบคุมการทำงานในอุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ คล้ายกับตัวกลางนำผู้ใช้งานเข้าถึงการใช้งานของระบบปฏิบัติการเฉพาะของแต่ละประเภท ซึ่งมีความสำคัญต่อระบบไอทีในธุรกิจหรือองค์กร
3. การเชื่อมต่อเครือข่าย
อีกหนึ่งสิ่งสำคัญของ IT Network ก็คือ การเชื่อมต่อเครือข่ายทั้งระบบอินเทอร์เน็ต ส่งผ่านข้อมูลภายในหรือศูนย์ข้อมูลอื่นๆ โดยจะใช้ตัวกลางอย่าง LAN หรือ WAN ก็สามารถเลือกใช้ให้สอดคล้องกับความเหมาะสมในการใช้งานได้
4. ศูนย์กลางของข้อมูล
ส่วนที่สามารถจัดเก็บอุปกรณ์หรือเครื่องมือฮาร์ดแวร์ไว้รวมกัน โดยต้องมีเครื่องมือคอยช่วยเพิ่มเติม เช่น ระบบทำความเย็น ระบบป้องกันหรือรักษาความปลอดภัย ซึ่งในส่วนนี้จะมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงด้วย
5. ระบบ Cloud
ระบบคลาวด์คือผู้ให้บริการแพลตฟอร์มภายนอกที่จะช่วยให้ธุรกิจลดความจำเป็นของการใช้งาน Software และ Service ภายในได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังมีผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยดูแลระบบคลาวด์ เลือกพื้นที่ใช้งานได้ตามการใช้งานจริง จึงไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเกินความจำเป็น
6. ระบบรักษาความปลอดภัย
สำคัญที่สุดคือเรื่อง ความปลอดภัยของข้อมูล ดังนั้นระบบไอทีจึงต้องวางรูปแบบในการใช้งานผ่านการเข้ารหัสและสิทธิการเข้าถึงเพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลออกสู่ภายนอกด้วย
การวางระบบ IT ของธุรกิจ SME/SMB
เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่คิดว่าจำเป็นต้องวางระบบ IT ให้เหมาะสมกับรูปแบบและขนาดของธุรกิจ เพื่อส่งเสริมการดำเนินงานให้ราบรื่น เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตและดูแลกลุ่มเป้าหมายได้อย่างเต็มที่ สามารถทำได้เองตามขั้นตอนดังนี้
1. กำหนดมาตรฐานของระบบไอที
ควรกำหนดมาตรฐานของระบบไอทีที่ธุรกิจจำเป็นต้องใช้ให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน โดยเฉพาะมาจากผู้ผลิตเดียวกันเพราะจะมีระบบปฏิบัติการหรือซอฟต์แวร์ที่คล้ายคลึงหรือเหมือนกัน จะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานให้สามารถเชื่อมต่อระหว่างอุปกรณ์กันได้อย่างไม่สะดุด เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ เมาส์ คีย์บอร์ด ที่ต้องใช้งานร่วมกันหากเป็นยี่ห้อเดียวกันก็จะสามารถเชื่อมต่อใช้งานด้วยกันได้ทันที นอกจากนี้ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในขั้นตอนการบำรุงรักษาหรือซ่อมแซมเพราะสามารถติดต่อซื้อวัสดุและส่วนประกอบได้จากผู้ผลิตเดียวกัน
2. การสำรองข้อมูล
ส่วนประกอบของ IT Network ที่ธุรกิจทุกขนาดควรจะต้องเตรียมไว้คือ ระบบสำรองข้อมูลโดยผู้ให้บริการจากภายนอกองค์กร เพื่อเป็นการป้องกันในกรณีที่ข้อมูลหลักอาจเกิดการสูญหายที่จะส่งผลกระทบต่อข้อมูลธุรกิจหรือข้อมูลลูกค้าสำคัญ ซึ่งสามารถหาพื้นที่ไว้จัดข้อมูลสำรองให้เหมาะสมกับความต้องการของธุรกิจ เช่น ธุรกิจขนาดเล็ก ควรใช้บริการสำรองข้อมูลในรูปแบบออนไลน์จากหลายผู้ให้บริการในปัจจุบัน เพราะสะดวกในการใช้งานและยังช่วยลดต้นทุนระบบไอทีด้วย
3. รักษาความปลอดภัยด้วยฮาร์ดแวร์
ทุกครั้งที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอาจทำให้เกิดการรั่วไหลของข้อมูลที่มาจากความไม่ระมัดระวังและการป้องกันที่หละหลวม โดยส่วนมากจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่มักไม่ใส่ใจเรื่องความปลอดภัยของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตภายในองค์กรหรือร้านค้าของตน นอกจากนี้อาจจะได้รับผลกระทบจากไวรัสที่มาจากการใช้งานบนเว็บไซต์ต่างๆ รวมไปถึงระบบการทำธุรกรรมการเงินออนไลน์ก็อาจรั่วไหลได้เช่นกัน จึงทำให้ธุรกิจที่มีขนาดกลางและขนาดเล็กควรจะต้องจัดหา firewall ที่เป็นฮาร์ดแวร์มาติดตั้งในคอมพิวเตอร์ขององค์กรควบคู่ไปกับการติดตั้งตัวป้องกันไวรัส เสริมด้วยการตั้งรหัสผ่านในทุกอุปกรณ์และอินเทอร์เน็ตเฉพาะขององค์กร นอกจากนี้ยังต้องคอยปิดการเชื่อมต่อเมื่อใช้งานเสร็จเรียบร้อยแล้วด้วย
4. Virtual Private Network
เบื้องต้นธุรกิจควรหันมาติดตั้งเครือข่ายส่วนบุคคลเสมือนหรือ VPN ภายในองค์กรหรืออาจจะเช่าบริการ SSL เผื่อการเข้าใช้งานเครือข่ายขององค์กรไม่ว่าจะที่ไหนก็ตาม และจำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตสาธารณะที่มีระบบการป้องกันความปลอดภัยค่อนข้างต่ำ เพราะอาจทำให้เกิดการขโมยข้อมูลสำคัญขององค์กร
5. วางแผนและทดสอบระบบไอที
ไม่ว่าธุรกิจจะเป็นขนาดกลางหรือเล็ก ควรมีการวางแผนก่อนวางระบบ IT เพื่อเตรียมความพร้อมในการใช้งานของเทคโนโลยีที่นำเข้ามา หลังจากนั้นจึงทำการทดสอบระบบการทำงานเพื่อวิเคราะห์หาจุดเด่นและจุดด้อย รวมไปถึงข้อจำกัดของระบบปฏิบัติการฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ต่างๆ เพื่อให้นำมาใช้ในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถทำได้ในระยะยาวรองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคต
สรุป
IT Network จะมีประสิทธิภาพได้ดีก็ต่อเมื่อมีการวางแผนให้เหมาะสมกับขนาดธุรกิจของตนเอง ซึ่งไม่ว่าจะมีขนาดหรือประเภทใดเทคโนโลยีก็มีความสำคัญเหมือนกันหมด เพราะในปัจจุบันหากไม่เตรียมความพร้อมในการใช้งานระบบไอทีแล้วละก็ เท่ากับว่าธุรกิจจะขาดเครื่องมือในการช่วยกระตุ้นยอดขายหรือไม่มีฐานข้อมูลที่จะคอยส่งเสริมความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า และเสียเปรียบคู่แข่งอย่างแน่นอน
FAQ เกี่ยวกับ ระบบไอที
ควรทำอย่างไรถ้าต้องการมีระบบไอทีที่มีประสิทธิภาพ?
ควรเริ่มจากการปรับเปลี่ยนอุปกรณ์หรือระบบปฏิบัติการให้ทันสมัยอยู่เสมอ ซึ่งนอกจากจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นยังช่วยในด้านความปลอดภัยของข้อมูลที่อาจถูกขโมยจากแฮกเกอร์อีกด้วย อีกทั้งควรจะติดตามข่าวสารเกี่ยวกับการพัฒนาของเทคโนโลยีเป็นระยะ
วางระบบ IT เองได้ไหม?
หากเป็นการวางระบบให้ที่สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กก็ย่อมสามารถทำได้ดังที่กล่าวไปแล้ว แต่ถ้าหากเป็นธุรกิจหรือองค์กรขนาดใหญ่ควรจะต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญในด้านระบบไอทีเพื่อช่วยออกแบบและวางระบบไอทีได้อย่างครบวงจร เพราะเนื่องจากมีอุปกรณ์ที่ค่อนข้างเยอะไว้รองรับผู้ใช้งานจำนวนมาก จึงควรจะจัดวางระบบให้เป็นระเบียบเผื่อการบำรุงรักษาในอนาคตอีกด้วย
บริการวางระบบ IT แบบครบวงจรจะได้อะไรบ้าง?
โดยส่วนมากจะขึ้นอยู่กับความต้องการในการใช้งานแต่ละประเภทและขนาดของธุรกิจ ซึ่งสามารถขอคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์และได้รับมาตรฐานสากล ว่าการใช้งานแบบใดของธุรกิจควรจะวางระบบ IT รูปแบบครบวงจรหรือไม่ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แบบครบวงจรนั้นควรมีการติดตั้งทั้งฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์ กระบวนการสำรองข้อมูล การกู้คืนข้อมูล โปรแกรมป้องกันไวรัส พร้อมทั้งระบบความปลอดภัย รวมไปถึงระบบการติดตั้งเครือข่าย LAN ที่จะต้องทำการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตในการใช้งาน และอาจมีส่วนประกอบอื่นๆ นอกเหนือจากนี้ตามความต้องการของแต่ละองค์กร
Hellopine (เฮลโหลไพน์) เราคือที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีที่ให้บริการโซลูชันไอทีครบวงจรสำหรับบ้านพักอาศัย สำนักงาน โรงงาน โรงแรม และ รีสอร์ต หากคุณต้องการคำแนะนำด้าน วางระบบ IT Network สำหรับองค์กร หรือบริการทางไอทีอื่น ๆ ติดต่อ Hellopine เพื่อรับคำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญ โทร 02-100-5073 หรือทางเว็บไซต์ www.hellopine.com