ทุกธุรกิจในยุค IT Services จะเติบโตได้อย่างรวดเร็ว ถ้ามีทรัพยากรที่ดีทุกด้าน เป็นอีกหนึ่งความท้ายของผู้บริการธุรกิจยุคใหม่ เพราะไม่เพียงแค่วิเคราะห์คู่แข่ง แต่ต้องสร้างรากฐานที่ดีในองค์กรไปพร้อมกัน แต่ถ้าเข้าใจเทคโนโลยีที่ชื่อว่า ERP หรือ Enterprise Resource Planning ระบบ IT ช่วยวางแผนทรัพยากรในองค์กร ทุกปัญหาแก้ไขง่ายแน่นอน สำหรับผู้ที่สนใจ สามารถศึกษาข้อมูลได้ ที่นี่
ERP คืออะไร
ระบบ ERP หรือชื่อเต็มว่า Enterprise Resource Planning เป็นเทคโนโลยีสมัยใหม่ชนิดหนี่งที่ช่วยบริหารจัดการทรัพยากรทั้งหมดขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย IT Services ดังกล่าว ปัจจุบันถูกนำมาใช้ในองค์กร เช่น
- การบัญชีและการเงิน คือ การจัดการบัญชี รายรับ-รายจ่าย และงบการเงิน
- การจัดการคลังสินค้า คือ การควบคุมสต็อกสินค้าและการขนส่ง
- การจัดซื้อ คือ การจัดหาวัตถุดิบและบริหารซัพพลายเออร์
- ทรัพยากรบุคคล (HR) คือ การจัดการพนักงาน เงินเดือน และการฝึกอบรม
- การผลิต คือ การควบคุมการผลิตให้เป็นไปตามแผน
- การขายและการตลาด คือ การจัดการคำสั่งซื้อและติดตามลูกค้า
จะเห็นได้ว่าทุกทรัพยากรในองค์ สามารถใช้ระบบ IT ดูแลได้ แล้วเชื่อมโยงข้อมูลกันได้ ทำให้การรวบรวมหรือวิเคราะห์ข้อมูลทำได้ว่า ช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างรวดเร็วนั่นเอง
ทำไม ERP ถึงสำคัญกับธุรกิจยุคใหม่
เดิมทีการบริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ในองค์กร จะใช้แรงงานมนุษย์ในการบริหารจัดการ ทให้มีข้อจำกัดในเรื่องของเวลา เพราะหากข้อมูลเยอะ ก็จะใช้เวลานานในการจัดการ ทำให้การติดตั้งระบบ IT ดังกล่าว มรประโยชน์และความสำคัญในองค์กร ต่อไปนี้
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ช่วยลดความซ้ำซ้อนของงาน ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติ
- ปรับปรุงการตัดสินใจให้ดี ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ช่วยในการวิเคราะห์และตัดสินใจ
- ลดต้นทุน เช่น ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ปรับปรุงการจัดการทรัพยากร
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า และปรับปรุงการบริการลูกค้า การจัดการคำสั่งซื้อ และการส่งมอบสินค้า
- เพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน ช่วยให้ธุรกิจปรับตัวและแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แล้วในปัจจุบัน เป็นยุคทองของเทคโนโลยี การทำธุรกิจให้เติบโตได้อย่างรวดเร็วและมั่นคง การใช้ระบบ IT เข้ามาช่วยเหลือ ย่อมมีผลลัพธ์ที่ดีกว่าเดิม
วิธีการเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสม
การเลือกระบบ IT ที่ชื่อว่า ERP นั้น นอกจากวิเคราะห์ความต้องการของธุรกิจแล้วว่าต้องการนำระบบดังกล่าวไปบริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ในองค์กรอย่างไร ควรกำหนดเป้าหมายการใช้งานควบคู่กับ 5 วิธีเลือกใช้ระบบ ERP ต่อไปนี้ด้วย
- ขนาดของธุรกิจ แต่ละธุรกิจจะแบ่งออกเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ธุรกิจขนาดกลาง ธุรกิจขนาดใหญ่ แต่ละธุรกิจจะใช้ IT Network ที่แตกต่างกันไปนั่นเอง
- ความต้องการของธุรกิจ สำรวจความต้องการของแต่ละแผนกในองค์กร การนำระบบ IT เข้ามาใช้ จะต้องตอบโจทย์และสนองความต้องการได้เต็มที่
- งบประมาณ ในการติดตั้งระบบ IT จะมีค่าบริการ โดยจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ได้แก่
- ค่าติดตั้งระบบและค่าไลเซนส์ โดยระบบ ERP บางตัวต้องจ่ายค่าซอฟต์แวร์ล่วงหน้าอย่างน้อย 3-6 เดือน ขณะที่บางตัวมีรูปแบบ Subscription รายเดือนนั่นเอง
- ค่าบำรุงรักษาและอัปเกรดระบบ IT โดยทางองค์กรจะต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมส่วนนี้ด้วย เช่น ค่าฝึกอบรม ค่าซัพพอร์ต หรือค่าปรับแต่งระบบ เป็นต้น
- ความสามารถในการปรับแต่ง ถ้าจะให้องค์กรพิจารณา จะต้องพิจารณาที่ 3 ข้อนี้
- สามารถปรับแต่งให้เข้ากับกระบวนการทำงานของบริษัทได้หรือไม่
- รองรับการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ ที่ใช้อยู่ เช่น ระบบบัญชีหรือ CRM
- รองรับหลายภาษา หลายสกุลเงิน หรือกฎหมายภาษีของประเทศที่ใช้งาน
- การสนับสนุนและบริการหลังการขาย เพราะระบบ IT มีโอกาสที่จะเกิดปัญหาได้ ดังนั้นบริการหลังการขายเป็นสิ่งจำเป็นที่ทุกองค์กรจะต้องพิจารณาควบคู่กับด้านอื่น ๆ นั่นเอง
ตัวอย่าง เลือกระบบ EPR ที่เหมาะสมกับธุรกิจ
ระบบ EPR จะถูกแบ่งออกเป็น 3 ประเภท แต่ละประเภท จะเหมาะสมกับขนาดของธุรกิจที่แตกต่างกัน ดังนั้นก่อนที่จะทำระบบ IT ดังกล่าวเข้าไปใช้ในองค์กร ควรรู้ว่าระบบไหน เหมาะสมกับธุรกิจของตนเอง
1. On-Premise ERP
เป็นระบบ ERP ที่ติดตั้งและใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรขนาดใหญ่ ที่องค์กรจะเป็นผู้ดูแล บำรุงรักษาระบบ IT และจัดการข้อมูลทั้งหมดเอง ไม่ต้องพึ่งพาเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการภายนอกนั่นเอง
2. Cloud-Based ERP
เป็นระบบ ERP ที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการผ่านอินเทอร์เน็ต โดยที่องค์กรไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์หรือดูแลเซิร์ฟเวอร์เองทั้งหมด ผู้ให้บริการจะเป็นผู้ดูแลระบบ อัปเดต และบำรุงรักษาทั้งหมด ทำให้ระบบ IT ดังกล่าว เหมาะสมกับธุรกิจขนาดกลางที่ต้องคุมงบประมาณและดำเนินการรวดเร็ว
3. Hybrid ERP
เป็นระบบ ERP ที่ผสมผสานระหว่าง On-Premise ERP และ Cloud-Based ERP เข้าด้วยกัน โดยองค์กรสามารถเลือกใช้บางฟังก์ชันบน Cloud และบางฟังก์ชันเก็บไว้ใน On-Premise ตามความต้องการ ซึ่งระบบ IT นี้ จะเหมาะสมกับธุรกิจทุกขนาดที่ต้องการดูแลเองแค่บางส่วน ไม่ต้องการดูแลระบบเองทั้งหมด
5 วิธีใช้ระบบ ERP ในองค์กร ให้ปลอดภัยที่สุด
ด้วยความที่ระบบ ERT เป็นเทคโนโลยี IT Services รูปแบบหนึ่ง ดังนั้นการใช้งาน จำเป็นต้องวางแผนให้รัดกุม ป้องกันภัยวไซเบอร์ที่หลายธุรกิจมีความกังวลใจอยู่ โดยการใช้ ระบบ IT ดังกล่าวให้ปลอดภัย มี 5 วิธี ดังนี้
- วางแผนรับมือกับปัญหาที่จะเกิดขึ้นแบบทันท่วงที (Real Time)
- ฝึกอบรมพนักงานที่ดูแลในด้านนี้อย่างเข้มข้น
- ทำการบำรุงรักษาอุปกรณ์และอัปเดตข้อมูลเสมอ
- ประเมินความเสี่ยงของการใช้งานระบบ IT ทุก ๆ วัน
- มีทีมงานเฉพาะกิจที่พร้อมเข้ามาช่วยเหลือ หากระบบมีปัญหาทันที
แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ทุกระบบ ERT ควรเลือกเหมาะสมกับขนาดและความต้องการของธุรกิจตนเองมากที่สุด ผลลัพธ์ถึงออกมาดี โอกาสที่จะพบภัยไซเบอร์ก็จะลดลงนั่นเอง
สรุป
จากข้อมูลข้างต้น ระบบ ERT เป็น IT Network ที่เข้ามาช่วยบริหารจัดการทรัพยากรทุกด้านในองค์กรให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ โดยใช้ระยะเวลาไม่นาน ต้นทุนในการดำเนินการไม่เยอะ รวมไปถึงมีระบบที่เหมาะสมกับขนาดของธุรกิจ ทำให้ธุรกิจที่ต้องการเติบโตในยุคดิจิทัลที่การแข่งขันสูงแบบนี้ เป็นได้ดี มีโอกาสขยายกิจการได้อย่างมั่นคงนั่นเอง
FAQ
1. ERP เหมาะกับธุรกิจประเภทใดบ้าง
- ERP เป็น IT Network เหมาะกับธุรกิจทุกขนาดและทุกประเภท ที่ต้องการจัดการข้อมูลและกระบวนการทำงานต่าง ๆ ให้มีประสิทธิภาพ
2. ERP มีราคาแพงหรือไม่
- ราคาของ ERP แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจ ความต้องการ และคุณสมบัติของระบบ ERP เพราะระบบ IT ของระบบดังกล่าว จะถูกแบ่งประเภทตามขนาดมาเหมาะสมแล้ว
3. ใช้เวลานานเท่าใดในการติดตั้งและใช้งาน ERP
- ระยะเวลาในการติดตั้งและใช้งาน ERP ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของระบบและความพร้อมของธุรกิจ
4. จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมพนักงานในการใช้งาน ERP หรือไม่
- จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมพนักงานเพื่อให้สามารถใช้งาน ERP ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. ERP สามารถช่วยธุรกิจในการเติบโตได้อย่างไร
- ERP เป็น IT Network ช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างยั่งยืนโดยการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ปรับปรุงการตัดสินใจ ลดต้นทุน และเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน
เฮลโหลไพน์ (Hellopine) บริการที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีที่ให้บริการโซลูชันไอทีครบวงจรสำหรับองค์กรธุรกิจและสำนักงานต่างๆ เราออกแบบและวางโครงสร้างระบบ IT ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ ติดต่อ Hellopine เพื่อรับคำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญ โทร 02-100-5073 หรือทางเว็บไซต์ www.hellopine.com