เมื่อการประชุมออนไลน์กลายเป็นเครื่องมือสำคัญทางธุรกิจ ความปลอดภัยของข้อมูลที่ถูกสนทนาก็กลายเป็นความท้าทายอันดับหนึ่ง การเลือกใช้ อุปกรณ์ประชุมออนไลน์ ที่มีคุณภาพจึงไม่เพียงพอ แต่ต้องมาพร้อมกับความเข้าใจในเรื่องความปลอดภัย เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญขององค์กรรั่วไหลไปสู่ผู้ไม่หวังดี
1. ภัยคุกคามด้านความปลอดภัยในการประชุมออนไลน์
ภัยคุกคามของ video conference มีหลากหลายรูปแบบและเกิดขึ้นได้ง่ายกว่าที่คิด ตั้งแต่การมีผู้ไม่ได้รับเชิญลักลอบเข้ามาในห้องประชุมเพื่อก่อกวนหรือดักฟังข้อมูล (Zoombombing) การดักจับข้อมูลระหว่างการส่งสัญญาณ ไปจนถึงความผิดพลาดของผู้ใช้งานเอง เช่น การเผลอแชร์หน้าจอที่แสดงข้อมูลความลับ หรือการบันทึกการประชุมโดยไม่ได้รับความยินยอม ซึ่งภัยคุกคามเหล่านี้ไม่เพียงสร้างความเสียหายทางธุรกิจ แต่ยังอาจเป็นการละเมิดกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ที่มีบทลงโทษร้ายแรง
2. หลักการสำคัญของ Video Conference Security
หัวใจของความปลอดภัยในการประชุมออนไลน์ตั้งอยู่บนหลักการสากล 3 ประการ คือ การรักษาความลับ (Confidentiality) เพื่อให้มั่นใจว่าเฉพาะผู้มีสิทธิ์เท่านั้นที่สามารถเข้าร่วมและเข้าถึงข้อมูลได้, การรักษาความถูกต้องของข้อมูล (Integrity) เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงหรือแทรกแซงเนื้อหาการประชุม และการรักษาความพร้อมใช้งาน (Availability) เพื่อให้ระบบสามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่องและปลอดภัย ซึ่งหลักการเหล่านี้ต้องถูกนำมาพิจารณาตั้งแต่การเลือก อุปกรณ์ประชุมออนไลน์ ไปจนถึงการตั้งค่านโยบายการใช้งาน
3. กลยุทธ์และแนวปฏิบัติเพื่อความปลอดภัยในการประชุมออนไลน์
การสร้างความปลอดภัยให้กับการประชุมออนไลน์ต้องเริ่มตั้งแต่ก่อนการประชุม ด้วยการสร้างลิงก์ประชุมใหม่เสมอพร้อมบังคับใช้รหัสผ่าน และเปิดใช้ห้องรอ (Waiting Room) เพื่อคัดกรองผู้เข้าร่วมก่อนเสมอ เมื่อการประชุมเริ่มต้นขึ้น ผู้จัดควรล็อกห้องประชุมทันทีที่สมาชิกมาครบ และควบคุมสิทธิ์การแชร์หน้าจออย่างรัดกุม ส่วนหลังการประชุม หากมีการบันทึกวิดีโอไว้ ก็จำเป็นต้องจัดเก็บในที่ปลอดภัยและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงอย่างเหมาะสม ซึ่งทั้งหมดนี้คือแนวปฏิบัติที่ทุกคนในองค์กรสามารถทำได้เพื่อลดความเสี่ยง
4. บทบาทขององค์กรในการสร้างวัฒนธรรมความปลอดภัยในการประชุมออนไลน์
ความปลอดภัยไม่ใช่เรื่องของปัจเจกบุคคล แต่เป็นวัฒนธรรมที่องค์กรต้องสร้างขึ้น โดยเริ่มต้นจากการจัดหา อุปกรณ์ประชุมออนไลน์ และซอฟต์แวร์ที่ได้มาตรฐานความปลอดภัย ควบคู่ไปกับการ วางระบบ network ในองค์กร ที่แข็งแกร่ง มีการป้องกันที่เหมาะสม นอกจากนี้ องค์กรมีหน้าที่สำคัญในการกำหนดนโยบายการใช้งานที่ชัดเจน จัดอบรมให้ความรู้แก่พนักงานอย่างสม่ำเสมอ และส่งเสริมให้การปฏิบัติตามนโยบายความปลอดภัยเป็นความรับผิดชอบร่วมกันของทุกคน เพื่อสร้างปราการป้องกันที่แข็งแกร่งจากภายใน
สรุป
การรักษาความปลอดภัยของ video conference เป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างต่อเนื่องและเป็นองค์รวม ตั้งแต่การเลือกใช้เทคโนโลยีและ อุปกรณ์ประชุมออนไลน์ ที่น่าเชื่อถือ การปฏิบัติตามแนวทางที่รัดกุมของผู้ใช้งาน ไปจนถึงการสนับสนุนจากองค์กรผ่านนโยบายและการ วางระบบ network ในองค์กร ที่ปลอดภัย การผสานความร่วมมือจากทุกส่วนนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากการประชุมออนไลน์ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ พร้อมทั้งปกป้องข้อมูลอันเป็นทรัพย์สินที่สำคัญที่สุดในโลกธุรกิจดิจิทัลไว้ได้
ให้ Hellopine ดูแลธุรกิจของคุณ ติดต่อ 02-100-5073 หรือ
ปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Video Conference Security
1. “Zoombombing” คืออะไร และจะป้องกันได้อย่างไร?
“Zoombombing” คือการที่บุคคลที่ไม่ได้รับเชิญบุกรุกเข้ามาในห้องประชุมออนไลน์ (มักเกิดขึ้นกับแพลตฟอร์ม Zoom) เพื่อก่อกวนหรือเผยแพร่เนื้อหาที่ไม่เหมาะสม สามารถป้องกันได้โดยการตั้งรหัสผ่านสำหรับการประชุม, เปิดใช้งาน Waiting Room เพื่อคัดกรองผู้เข้าร่วม, ไม่เผยแพร่ลิงก์การประชุมสู่สาธารณะ, และใช้ฟังก์ชันล็อกห้องประชุมเมื่อผู้เข้าร่วมมาครบแล้ว
2. การใช้ Wi-Fi สาธารณะในการประชุมออนไลน์ปลอดภัยหรือไม่?
ไม่ปลอดภัย การใช้ Wi-Fi สาธารณะเพิ่มความเสี่ยงที่ข้อมูลจะถูกดักจับหรือดักฟังได้ง่าย ควรหลีกเลี่ยงการประชุมที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสำคัญเมื่อใช้ Wi-Fi สาธารณะ หรือใช้ VPN (Virtual Private Network) เพื่อเพิ่มการเข้ารหัสข้อมูล
3. การบันทึกการประชุมออนไลน์มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยหรือไม่?
มีความเสี่ยงหากไม่มีการจัดการที่เหมาะสม การบันทึกอาจทำให้ข้อมูลสำคัญรั่วไหลหากไฟล์บันทึกไม่ได้รับการปกป้องอย่างเพียงพอ หรือเข้าถึงได้โดยไม่ได้รับอนุญาต ควรเก็บไฟล์บันทึกในที่ปลอดภัย, จำกัดสิทธิ์การเข้าถึง, และลบข้อมูลเมื่อไม่จำเป็นแล้ว
เฮลโหลไพน์ (Hellopine) เราคือที่ปรึกษาด้านการ วางระบบ IT วางระบบ Wifi ที่ให้บริการ IT Services ครบวงจรสำหรับองค์กรธุรกิจและสำนักงานต่างๆ เราออกแบบและวางโครงสร้างระบบ IT ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ สนใจบริการ วางระบบ IT ติดตั้งระบบ Network วางระบบ Wifi สำหรับองค์กร ติดต่อ Hellopine เพื่อรับคำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญ โทร 02-100-5073 หรือ Add Line Hello Support ผู้เชี่ยวชาญจากเฮลโหลไพน์ ยินดีให้บริการ